Welche Vorteile bietet die digitale bAV-Verwaltung im Vergleich zu herkömmlichen Verwaltungsmethoden?
Mit der digitalen bAV-Verwaltung haben Sie viele Vorteile:
1. Zeitersparnis
Die digitale BAV-Verwaltung bietet eine sehr schnelle und effiziente Verwaltung der Versorgungsansprüche. Da die gesamte Verwaltung über ein zentrales System erfolgt, können Veränderungen und Aktualisierungen sofort erfasst werden, was zu einer Zeitersparnis von bis zu 90% führen kann.
Es gibt lt. statista.com im Jahr 2021 ca. 16,53 Millionen bAV-Verträge. Ein Großteil der jährlichen Dokumente wird noch in Papierform versendet, bei HR sortiert und dann an die Beschäftigten weitergeleitet.
Mit einem digitalen bAV-Portal können z.B. Adressänderungen oder Beitragspausen (z.B. bei Elternzeit, AU) mit wenigen Klicks an alle betroffenen Versicherer übermitteln. Die Suche nach Vertragsnummer, Ansprechpartner und Kontaktadresse entfällt.
Alle bAV-Unterlagen (Beratungsprotokolle, Entgeltumwandlungsvereinbarungen, Verzichtserklärungen etc.) sind bei dem jeweiligen Mitarbeiter gespeichert und schnell abrufbar. Policen, Änderungs- und Standmitteilungen werden sofort digital in der Mitarbeiterakte abgelegt.
2. Kosteneinsparung
Ein weiterer Vorteil der digitalen BAV-Verwaltung ist, dass sie sehr kostengünstig ist. Da keine Papierformulare ausgefüllt werden müssen und keine Akten angelegt werden müssen, können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Der Arbeitsaufwandes im HR Bereich kann massiv reduziert werden.
3. Erhöhte Sicherheit
Sehr häufig werden die bAV-Unterlagen noch in Aktenordner abgelegt. Eine schnelle Kontrolle auf Vollständigkeit aller haftungsrelevanter Unterlagen ist damit nicht möglich.
Da die digitale BAV-Verwaltung auf einem zentralen Server gespeichert ist, ist die Datensicherheit auf einem höheren Niveau als bei herkömmlichen Verwaltungsmethoden. Dies bedeutet, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und dass die Daten nicht versehentlich gelöscht oder vernichtet werden können.
4. Archivierung
Meist werden bAV-Unterlagen bei den Personalunterlagen abgelegt. Tritt ein Beschäftigter aus, werden diese entsprechend den Datenschutzvorgaben nach ein paar Jahren vernichtet. Vielen Arbeitgebern ist nicht bekannt, dass die Verjährungsfrist 30 Jahre beträgt!
Wie will ein Arbeitgeber später nachweisen, was Inhalt der Beratung war, wenn keine Beratungsunterlagen mehr da sind? Wenn ein ehemals Beschäftigter in der Rentenphase verstirbt und die gewählte Rentengarantiezeit z.B. nur 5 Jahre war, endet im Todesfall die Rentenzahlung an die Witwe. Nach 5 Jahre ist aber ein Großteil des angesparten Betrages noch nicht zurückgezahlt!
5. Erhöhte Transparenz
Mit einer digitalen BAV-Verwaltung können Unternehmen die Transparenz ihres Versorgungsprogramms erhöhen. Da alle Informationen in einem zentralen System gespeichert sind, ist es einfacher, Informationen über die Versorgungsansprüche zu verfolgen, zu analysieren und zu vergleichen. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre Versorgungsprogramme effizienter zu verwalten.
6. Alle Verträge in einem Portal
Alle Versicherer und alle Verträge/Vertragsarten sind in dem bAV-Portal24 erfassbar. Änderungen an den Stammdaten etc. brauchen nur einmal eingegeben werden. Anschließend werden diese dann automatisch an das Backoffice des Versicherungsmaklers oder Versicherers gesendet. Es sind alle bAV-, bKV und bBU-Versicherungsverträge verwaltbar.